Como priorizar seu tempo e evitar distrações | Dicas para manter o foco | Ferramentas de produtividade para gerenciamento de tempo eficaz

Dwight Eisenhower.



O 34º Presidente dos Estados Unidos.

Comandante supremo das Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial.



O homem que lançou programas que levaram ao início da NASA, da internet e do Sistema de Rodovias Interestaduais.



Um homem ocupado.

E a julgar por suas ações - um homem que fez uso eficaz e produtivo do tempo.

A estratégia de produtividade mais famosa empregada por Eisenhower é chamada de Eisenhower Box, ou uma variação moderna - A Matriz de Prioridades.



Uma ferramenta simples para a tomada de decisões, a matriz de prioridades permite que você evite as distrações enquanto mantém o foco nas tarefas mais importantes do dia.

o matriz de prioridade permite que você:

  • Identificar rapidamente o que precisa ser feito.
  • Mover tarefas ao redor com base em quão importante ou urgente.
  • Tem um Visão geral de onde você precisa concentrar sua atenção no curto e no longo prazo.
  • Fique no topo de todas as suas listas de tarefas.

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O que é
A matriz de prioridade?

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A matriz de prioridade tem duas dimensões - a primeira é importância (importante / não importante) e o segundo é urgência (urgente / não urgente).

Cada tarefa é classificada de acordo com esses quadrantes e, em seguida, tratada de acordo com o quadrante a que pertence.



Todas as tarefas são divididas nestes 4 quadrantes:

  • Importante e urgente
  • Não é urgente e importante
  • Não é importante e urgente
  • Não é importante e não é urgente

Quadrante 1 - Importante e urgente

Aprendendo a concentre-se no essencial é a chave do sucesso.

Aprender a administrar a si mesmo e seu tempo - isso é o que diferencia os bem-sucedidos daqueles que tentam recuperar o atraso com o tempo. São tarefas que têm prazo e alto retorno do investimento.

Eles só precisam ser feitos!

Obviamente, precisamos fazer as tarefas neste quadrante porque elas são importantes e devemos fazê-las primeiro porque são urgentes. Normalmente, se temos pouco tempo, devemos fazer essas tarefas primeiro.

Às vezes, não temos escolha, mas deixar as coisas chegarem a este ponto tem um efeito negativo em nosso desempenho e qualidade de vida.

  • Prazos importantes - Se sua empresa está se preparando para o lançamento de um produto, todas as tarefas associadas ao lançamento devem ser resolvidas imediatamente.
  • Crise - A vida está cheia de surpresas inesperadas. Existem situações para as quais você não poderia ter planejado, mesmo com previsão. O que se qualifica como uma crise? Quaisquer tarefas que sejam cruciais para o tempo, com consequências significativas.
  • Família - Se você for pai ou mãe, qualquer tipo de espetáculo ou jogo em que seu filho participe deve estar nesta categoria. Especialmente se alguma preparação (viagens noturnas, por exemplo) for necessária.
  • Preparativos de última hora - Um exame que consome sua atenção, uma apresentação que surgiu mais rápido do que o esperado ou uma oportunidade de negócio inesperada podem cair neste quadrante.

O perigo aqui é que pensamos que muitas coisas se enquadram nesta categoria, quando não deveriam, na verdade, cair na urgente e não importante categoria.

Pergunte a si mesmo se a tarefa em questão é urgente e importante. Qualquer tarefa que tenha implicações financeiras para sua empresa terá precedência sobre uma consulta de atendimento ao cliente.

matriz eisenhowerQuadrante 2 - importante e não urgente

Abordamos as tarefas neste quadrante depois de lidar com as tarefas no quadrante 1.

As tarefas no Quadrante 2 não são urgentes, mas ainda requerem atenção. Se ignorados, eles passarão para o primeiro quadrante. É melhor lidar com essas tarefas antes que se tornem urgente e importante.

Por quê?

Porque existem 2 problemas com as tarefas do primeiro quadrante - elas têm um limite de tempo e podem causar estresse e preocupação e afetar a qualidade do nosso trabalho.

  • Tarefas mundanas - Preparar relatórios semanais é uma tarefa que pode ser considerada mundana. É fácil adiá-los para mais tarde. Se não fizermos nada, em uma semana esta tarefa se tornará importante e urgente. Prepare um plano para essas tarefas para lidar com elas no momento certo.
    Esse plano pode incluir etapas como coletar dados, pedir a opinião de um colega, escrever um rascunho, editar o rascunho, enviá-lo ao nosso chefe, fixar um horário para a apresentação e apresentá-lo.
  • Saúde - Uma alimentação saudável e exercícios físicos são vitais para sua saúde. Não espere o médico diagnosticar você.
  • Relacionamentos - Minha amiga Jordan Harbinger fala sobre cavar o poço antes de ficar com sede. Invista em qualquer tipo de relacionamento antes de precisar pedir um favor a essa pessoa.
  • Auto desenvolvimento e descanse estão na categoria não urgente, mas são muito importantes.

Se não cuidarmos das tarefas no quadrante 2, nos veremos em uma situação em que teremos pouco tempo. O resultado - estamos estressados, trabalhamos tarde da noite e produzimos resultados ruins.

Então, O quadrante 2 (importante e não urgente) merece muita atenção.

matriz q3 eisenhowerQuadrante 3 - Urgente e não importante

Este é o quadrante mais enganador. Afinal, por que devemos nos preocupar com tarefas que não são importantes?

O que torna essas tarefas urgentes? Muitas vezes, outras pessoas tentam nos forçar a lidar com essas tarefas.

Eles são ladrões de tempo. A maneira de reduzir esse problema é simplesmente proteger seu tempo.

Por exemplo, se alguém insiste em falar com você pessoalmente imediatamente, e isso significa que você precisa sair do escritório - descubra por que essa reunião é tão urgente. Talvez você possa fazer um telefonema em vez disso, e talvez essa pessoa esteja em sua área na próxima semana.

Existem distrações que pulam na nossa frente, dizendo: 'dê-me atenção', esses são incêndios que você realmente não vai se importar se eles queimarem.

  • Mídia social é um dos maiores culpados que está distraindo nosso foco. Você precisa ter uma representação nas redes sociais, mas limite seu tempo, agende suas postagens e, se puder - peça a outra pessoa para gerenciar suas contas sociais de negócios.
  • Amigos pedindo favores - Situações disfarçadas de emergência podem, na realidade, aguardar a sua atenção. Seja disciplinado ao dizer não para o que parece ser um alarme falso.
  • Atividades sociais - Com moderação, as atividades sociais (cerimônias, festas, encontros) adicionam equilíbrio à nossa agitada vida moderna. Essas são tarefas que você provavelmente não deveria fazer, a menos que não tenha mais nada para fazer.

Não gaste sua energia em tarefas que não são urgentes e não importantes - eles vão desperdiçar seu tempo.

Nesse caso - é do seu interesse adquirir um hobby ou hábito que irá beneficiá-lo no longo prazo. Medite, faça exercícios, aprenda um novo idioma ou instrumento - qualquer coisa que estimule e mantenha o seu interesse.

matriz q4 eisenhowerQuadrante 4 - Não urgente e não importante

As tarefas neste quadrante podem se tornar uma grande perda de tempo. Ao identificar uma tarefa nesse quadrante, tente cancelá-la. Se você não pode eliminá-lo completamente, tente minimizar o tempo que você gasta nessa tarefa. Comece a manter uma lista de 'tarefas pendentes' e evite encher o seu tempo com tarefas que não têm um propósito real no seu dia.

  • Netflix - Assistir programas de TV e filmes online parece uma distração agradável. Esses são desperdiçadores de tempo que não são planejados. Acompanhe quanto tempo você está gastando em tarefas que não são urgentes e não importantes.
  • Mensageiro e serviços de mensagens de texto - Se isso puder ser dito em um telefonema rápido, opte por economizar tempo em vez de enviar várias mensagens de texto para frente e para trás.

Se todas as suas tarefas se encaixam neste quadrante - parabéns, você está vivendo uma vida de lazer!

Agora, isso não é uma realidade para a maioria de nós. No entanto - as tarefas que categorizamos como não urgentes e não importantes são as mais fáceis de concluir. Concluí-los nos dá uma sensação de realização.

Monitore cada quadrante cuidadosamente. Se necessário - divida cada uma das tarefas principais em subtarefas.

Comece as tarefas a tempo, mesmo que não pareçam urgentes agora. Caso contrário, você gastará muito esforço com resultados questionáveis…. manter o controle de suas tarefas resultará em um bom desempenho e, ao mesmo tempo, em uma boa qualidade de vida.

Um gráfico útil é um gráfico de atividades de gerenciamento de tempo diário combinado com uma matriz de prioridade. A beleza da matriz de prioridade é que muitas dessas tarefas podem ser trocadas dependendo das estações de sua vida.

Lembrar - o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante. -Dwight Eisenhower

Como fazer sua própria matriz de prioridades?

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